Das Thema Online Recruiting ist für viele Unternehmen spätestens seit 2020 zur Routine geworden. Über Videocalls werden Bewerber flächendeckend über ganz Deutschland hinweg interviewt und angestellt. Vor allem Top-Talente, die aus privaten Gründen in anderen Städten bleiben möchten, werden erreicht – international uneingeschränkt. Zusätzlich ist Online Recruiting fast klimaneutral, denn Reisen werden irrelevant und (abgesehen von ein paar wenigen Servern) kaum CO2-Emissionen ausgestoßen. Doch wie sieht es beim Thema Online Onboarding aus? Wie funktioniert dies am besten digital? Wir geben in diesem Artikel unsere besten Insider Tipps.

Online Recruiting erfolgreich meistern

Der entscheidende Vorteil von Online Recruiting ist die Schnelligkeit, mit der man durch den Prozess kommt. Kandidaten müssen nicht extra in das Headquarter reisen, sondern sind flexibler verfügbar. Zudem können Interviewrunden schneller hintereinander getaktet und durchgeführt werden. Nichtsdestotrotz gibt es einige Punkte für ein erfolgreiches Onboarding zu beachten, auf die wir näher eingehen:  

Beim Online Recruiting ist eine ausgefeilte Stellenbeschreibung wichtiger denn je. Sobald Unternehmen eine Stelle komplett ortsunabhängig ausschreiben, fließen mehr Bewerbungen ein. Die Qualität unter allen Kandidaten kann daher abnehmen. Aus diesem Grund ist es extrem wichtig in der Stellenbeschreibung klare Kriterien mit Anforderungen aufzustellen. Dies beinhaltet neben der Angabe von Gehalt auch konkrete Vorstellungen und Richtlinien zur Arbeitsweise im Unternehmen. Darf sich beispielsweise der Bewerber nur in einer bestimmten Zeitzone aufhalten oder muss er innerhalb von zwei Flugstunden den Hauptsitz erreichen? Diese genaue Angabe von Kriterien filtert bereits einige Bewerber heraus. 

Zudem sollte das Unternehmen von Beginn an klar kommunizieren, wie remote innerhalb des Unternehmens gearbeitet wird: Umschließt dies die gesamte Firma oder nur ein Team? Wird untereinander eher synchron oder asynchron kommuniziert? Je mehr Details von Beginn an preisgegeben werden, umso spezifischer wird die Vorauswahl. 

In der Regel erfolgt das Online Recruiting über mehrere Runden hinweg. Vom ersten Kennenlernen über fachliche Interviews und Teaminterviews bis hin zum Lösen von Cases oder Referenzcalls, dabei bekommen die Unternehmen bereits erste Eindrücke, wie Bewerber virtuell auf Fragen reagieren. Wir empfehlen lieber kurze und mehrere aufeinander folgende Bewerberrunden mit verschiedenen Teammitgliedern durchzuführen. Die ersten beiden Runden können schriftlich bzw. telefonisch erfolgen, um grundlegende Anforderungen zu klären. Dies dient einer Filterung und gibt den Bewerbern zusätzliche Sicherheit. Der anschließende Videocall liefert die größtmögliche Bandbreite an Informationen zum Bewerber. Diese erfolgen zunächst im 1:1 Interview, also Teamleiter und Bewerber und anschließend in einem Gruppen-Videocall. 

Oftmals steht schlussendlich ein Probetag auf dem Plan, bevor sich Unternehmen für einen Kandidaten entscheiden. Dies kann online ersetzt werden, indem die Bewerber einen Case vorbereiten und diesen digital präsentieren. Eine weitere Möglichkeit bietet die reale Einbindung in ein mini Projekt über mehrere Tage hinweg. Das kommt in Frage, wenn schlussendlich nur noch wenige Bewerber zur finalen Auswahl stehen und in einem konkreten Projektszenario getestet werden sollen. Dabei wird auch gleichzeitig überprüft, ob die Arbeitsweise der ausgewählten Top-Kandidaten zu der des Teams passt. Schlussendlich ist der Erfolgsfaktor für das Online Recruiting ein sehr strukturierter Auswahlprozess mit mehreren Interviews und verschiedenen Ansprechpartnern. Bewerber sollten virtuell vor allem ein hohes Maß an Selbstmotivation, Zeitmanagement und Proaktivität mitbringen. 

Online Onboarding so persönlich wie möglich gestalten

Die größte Challenge zu Beginn ist, dass der komplette persönliche Austausch entfällt. Der neue Mitarbeiter kann zu Beginn keinen Einstandskuchen mitnehmen und die Kollegen beim lockeren Plaudern auf dem Gang kennenlernen. Rundführungen durch das Unternehmen und erste Eindrücke vom Vorbeigehen bei Kollegen entfallen. Für den neuen Mitarbeiter kann es dadurch schwerer werden sich ein erstes persönliches Standing im Unternehmen aufzubauen. Damit das nicht passiert und der Mitarbeiter von Beginn an möglichst gut unterstützt wird, haben wir unsere Top Tipps für das Online Recruiting und Onboarding zusammengefasst: 

Über ein selbst zusammengestelltes und persönlich angehauchtes Welcome Package freut sich jeder Kandidat. Neben der technischen Ausstattung kann die Firma in das Paket beispielsweise nachhaltige kleine Aufmerksamkeiten packen, die dem neuen Mitarbeiter direkt ein Lächeln ins Gesicht zaubern.

Der IT-Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters sollte direkt zu Beginn komplett eingerichtet werden, teilweise in doppelter Ausführung. Dazu zählen relevante Zugänge und die komplette Infrastruktur, die zum Starttag vorhanden sein muss. Einer der ersten Termine sollte idealerweise im Rahmen eines Teammeetings sein, wo sich jeder kurz vorstellt und seine Rolle erklärt. Wichtig hierbei: direkt zu Beginn die Bereitschaft signalisieren, dass jederzeit Fragen gestellt werden können. Zwanglose virtuelle Mittags- oder Kaffeepausen unterstützen das persönliche Kennenlernen über fachliche Themen hinaus. Die Führungskraft sollte sich in der Anfangsphase zwischendrin immer ausreichend Zeit nehmen, um Fragen zu beantworten, die normalerweise am realen Arbeitsplatz über Schreibtische hinweg schnell geklärt werden. 

Regelmäßige, beispielsweise wöchentlich stattfindende Gespräche mit einem festen Ansprechpartner stärken die Bindung und sorgen für einen Vertrauensaufbau beim neuen Mitarbeiter. Diese Person sollte nicht unbedingt die Führungskraft sein, sondern jemand Drittes, Unabhängiges, mit dem der neue Mitarbeiter offen über die Situation im Home Office spricht. Wichtig dabei ist eine Abfrage des aktuellen Stimmungsbilds und der Motivation. Darüber hinaus hilft beim Online Onboarding ein strukturierter Einarbeitungsplan, bei dem ersichtlich wird, mit wem Termine vereinbart werden. Die ersten Termine sollten auf jeden Fall mit Kamera durchgeführt werden, sodass sich die Kollegen zumindest einmal sehen. Zur besonderen Wertschätzung direkt von Beginn an trägt ein online Kennenlernen des neuen Mitarbeiters mit den Geschäftsführern oder Gründern bei, die sie persönlich zu Leitbildern und der Vision des Unternehmens abholen.

Online Recruiting und Onboarding ist die Zukunft

Wir sind davon überzeugt, dass Online Recruiting und Onboarding nicht nur corona-bedingt aufgetreten sind, sondern sich durchsetzen. Wir empfehlen Unternehmen den neuen Mitarbeitern mehr Zeit für das virtuelle Onboarding zu geben, denn ohne persönliche Zusammenkünfte dauert es länger, bis Mitarbeiter genaue Einblicke in Zusammenhänge und Arbeitsprozesse bekommen. Wir unterstützen gerne bei der Nachbesetzung von Stellen und kümmern uns darüber hinaus gerne gemeinsam um das virtuelle Onboarding. Bei uns steht der Mensch mit seinen individuellen Bedürfnissen im Mittelpunkt. Vor allem virtuell muss darauf noch stärker der Fokus gelegt werden. Künftig wird das Thema New Work im HR-Bereich mehr und mehr an Wichtigkeit gewinnen. Eine höhere Sensibilität für Themen wie mobiles Arbeiten und Diversity werden in diesem Zuge wichtiger. Unsere Recruiter beraten dabei gerne.